El Archivo Histórico Provincial de Sevilla (por sus siglas AHPSE) es una institución clave para la preservación del patrimonio documental de la región. Con una vasta colección que abarca siglos de historia, la digitalización de estos documentos no solo preserva su integridad física, sino que también facilita el acceso y la gestión de la información. 

En este contexto, Secmotic ha tenido un papel clave como socio estratégico en este proceso de digitalización. En este post,  vamos a explicar cómo Secmotic ha liderado la transformación digital del AHPSE, integrando sus documentos en @rchiva, el Sistema de Información de Archivos de la Junta de Andalucía.

Contexto sobre el Archivo Histórico Provincial de Sevilla

El AHPSE custodia documentos para la comprensión de la historia y la cultura de Sevilla y su provincia. Desde registros administrativos hasta documentos personales y comerciales, el archivo es un tesoro de información invaluable.

La preservación y accesibilidad de estos documentos son cruciales para investigadores, historiadores y el público en general. Sin embargo, la gestión de un volumen tan vasto de información presenta desafíos significativos, especialmente en términos de conservación y accesibilidad.

La aportación tecnológica de Secmotic

Secmotic ha desempeñado un papel crucial en la digitalización del AHPSE. 

La integración de los documentos en @rchiva requería una migración meticulosa y precisa conforme a las especificaciones proporcionadas por el AHPSE. 

Esta tarea implicaba la reestructuración completa de la red de subcarpetas de cada uno de los cinco oficios históricos seleccionados, eliminando las carpetas anidadas y renombrándolas para que coincidieran con los IDs provistos por el archivo.

Proceso de migración y desafíos

La migración de documentos históricos es un proceso complejo que demanda precisión y atención al detalle.

Secmotic inició con una migración de prueba para identificar posibles errores y ajustar el proceso. Durante esta fase inicial, se detectaron ciertas duplicidades en algunos años y la falta de algún ID puntual. 

Gracias al soporte rápido y eficiente de la Junta de Andalucía, estos problemas se subsanaron, permitiendo avanzar con la ejecución del trabajo.

Pruebas y validación

Para garantizar que no hubiera pérdida de información o archivos, Secmotic implementó una serie de pruebas exhaustivas. Estas pruebas incluían la verificación del peso de cada oficio en bytes, un método preciso que evita errores de redondeo. En total, se digitalizaron 179,9 GB de información, distribuidos en 105.350 archivos.

Este enfoque minucioso aseguró que todos los documentos se trasladaran correctamente y sin pérdidas.

Resultados obtenidos

Una vez completada la migración, el trabajo fue validado, cumpliendo todas las especificaciones del AHPSE sin errores. Este éxito no solo refleja la competencia técnica de Secmotic, sino también su capacidad para gestionar proyectos complejos y colaborativos. 

La digitalización y correcta integración de los documentos en @rchiva representan un avance significativo en la modernización del AHPSE, proporcionando varios beneficios clave:

Preservación del patrimonio

La digitalización protege los documentos originales de posibles daños físicos, asegurando su preservación a largo plazo.

Accesibilidad mejorada

Los documentos digitalizados son más accesibles para investigadores y el público, facilitando la consulta y el estudio de la historia regional.

Gestión Eficiente

La integración en @rchiva permite una gestión más eficiente y organizada de los documentos, mejorando la capacidad del archivo para responder a las necesidades de los usuarios.

Colaboración Archivo Histórico Provincial – Secmotic

La colaboración entre el Archivo Histórico Provincial de Sevilla y Secmotic ha resultado en un proyecto de digitalización exitoso que fortalece la preservación y accesibilidad del patrimonio documental de la región.

La tecnología, cuando se aplica de manera adecuada y con precisión, puede transformar instituciones tradicionales como los archivos históricos, asegurando que la historia y la cultura se conserven y se compartan con las generaciones futuras.